ในสมัยนี้การแข่งขันสูงมาก ทั้งในบริษัท และนอกบริษัท งานก็เยอะ แต่ก็มีเทคโนโลยีออกมามากมายที่ช่วยให้พวกเราทำงานได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม หากมีเทคโนโลยี แต่คุณไม่สามารถใช้มันให้เกิดประโยชน์ได้เท่าที่ควร มันก็ไม่ได้ช่วยให้งานออกมามีคุณภาพมากขึ้นเท่าไหร่

การเพิ่มประสิทธิภาพงานจึงมาจากความสามารถส่วนบุคคลซะเป็นส่วนใหญ่ อยู่ที่วิธีคิด วิธีบริหารเวลา และทรัพยากรที่มี

ลองมาดู 4 วิธี ที่จะทำให้การทำงานของคุณ และคนในทีมง่ายขึ้น และออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความชัดเจน

ความชัดเจนสามารถแตกออกไปได้ในหลายๆ เรื่อง ไม่ว่าจะเป็น ความชัดเจนของโปรเจค ความชัดเจนในการสั่งงาน ความชัดเจนในการนำเสนองาน

จากประสบการณ์ที่ผ่านมา เคยเจอหัวหน้างานที่สั่งงานไม่ชัดเจน ทำให้คนในทีมก็ไม่รู้ว่าสรุปต้องการอะไรกันแน่ จุดประสงค์คืออะไร ซึ่งทำให้เสียเวลาในการทำงานมาก หากคุณทำงานอยู่ในระดับหัวหน้างาน ให้ทบทวนทุกครั้งก่อนสั่งงานออกไป ว่าจุดประสงค์ และเป้าหมายคืออะไร อะไรเป็นตัวชี้วัดผล

ในขณะเดียวกัน คนในทีม หรือน้องๆ ที่เพิ่มเริ่มงานใหม่ ที่ได้รับงานมาจากหัวหน้างาน หลังจากทำงานเสร็จแล้ว ต้องนำเสนอหัวหน้า อย่าลืมความชัดเจนในการนำเสนอ ย้อนจุดประสงค์ และเป้าหมายของงาน หรือโปรเจคให้ชัด และสรุปตบท้ายให้สอดคล้องกับจุดประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ตอนต้น บางคนพูดไป 5 นาที จับใจความอะไรไม่ได้เลย แบบนี้ไม่เอานะครับ

แบ่งงานเป็นส่วนๆ

ถ้าคุณเป็นวิศวกรซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมเมอร์ การทำงานชิ้นใหญ่นั้นไม่ได้ทำขึ้นมาทีเดียวแล้วจบ แต่งานชิ้นนั้นจะถูกแบ่งเป็นอีกหลายชิ้นย่อยๆ หรือบางครั้งเรียกว่า modules ซึ่งแต่ละ modules จะถูกแบ่งจากภาพรวมใหญ่ๆ ของโปรเจค มาเป็นองค์ประกอบหลายๆ ส่วน ซึ่งจะเหมาะกับงานที่ซับซ้อน เน้นการวางแผนเป็นขั้นตอน และสุดท้ายค่อยเอาแต่ละส่วนมารวมกัน

ซึ่งหลักการนี้สามารถนำมาปรับใช้ได้กับวิศกรทุกสาขา ทุกสายงาน เช่น เมื่อคุณเริ่มทำงาน แน่นอนว่าแต่ละโปรเจคล้นมีเป้าหมาย หากโปรเจคที่คุณได้รับมันใหญ่เกินตัว ให้ลองแบ่งย่อยๆ ออกมาเป็นส่วนๆ และหาคนในทีมที่มีความสามารถในแต่ละส่วนช่วยกันทำ แล้วค่อยนำมารวมกัน สิ่งสำคัญคือระหว่างทำงานต้องพูดคุย ประชุม และอัพเดทงานของกันและกันเป็นประจำ

หากคุณไม่ใช่หัวหน้างานที่จะแจกจ่ายงานให้คนอื่นได้ ก็ให้ลองแบ่งงานออกมาเป็นส่วนย่อยๆ อยู่ดี แล้วค่อยบริหารเวลาตัวเองทำทีละส่วน ให้เสร็จเป็นเรื่องๆ แล้วค่อยนำมาประกอบกันเป็นภาพใหญ่

การใช้งานซ้ำ

คุณอาจเคยได้ยินคติประจำใจของบางคนว่า “Don’t Repeat Yourself” หรือหมายความว่า อย่าไปทำอะไรซ้ำที่เคยทำไปแล้ว เพราะทุกครั้งที่คุณทำงานเดิมซ้ำ 2 รอบขึ้นไป มันจะทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพ

ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องคำนวนอะไรซักอย่างซ้ำๆ กันหลายรอบ ลองใช้ excel เพื่อให้มันคำนวนชุดตัวเลขเยอะๆ แทนคุณไหม? หรือจะใช้โปรแกรม เช่น MatLab เขียนสูตรขึ้นมา แล้วคำนวนซ้ำๆ ไปยาวๆ

นอกจากนี้ หากคุณได้ Assign งานมางานหนึ่งที่คุณเองก็อาจไม่ค่อยมีความรู้มาก หรือเคยมี แต่ลืมไปแล้ว ให้ลองไปหาดูว่างานนี้เคยมี Rev. ก่อนหน้านี้ที่คนในบริษัทเคยทำแล้วหรือเปล่า หากมี ให้นำมาพัฒนาต่อเลย หากไม่มี ให้ลองไปสอบถามเพื่อนร่วมงานที่มีความรู้เกี่ยวกับงานนั้น เพื่อให้เค้าเล่าคร่าวๆ เกี่ยวกับเนื้อหา เพื่อประหยัดเวลาในการไปนั่งเปิด Text Book เองใหม่หมด แต่หากสิ่งที่คุณเคยรู้แล้วลืม เยอะเกินไป แนะนำให้ไปอ่านเองใหม่ดีกว่า และทำ Short Note ไว้ให้ดี เตือนตัวเองไว้ว่า ห้ามมาเปิดอ่านอีก

ระบบอัตโนมัติ

หลายคนเคยได้ยินเกี่ยวกับ AI แล้ว ซึ่งไอเจ้า AI ก็คือระบบอัตโนมัติ ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือหากคุณเป็นวิศวกรในโรงงาน ก็คงจะคุ้นเคยกับหุ่นยนต์ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ได้เข้ามาช่วยให้การทำงาน การผลิตมีความแม่นยำสูงขึ้น

สำหรับระบบอัตโนมัติระดับเล็ก ที่บุคคลอย่างเราๆ จะสามารถนำมาใช้เองได้ในที่ทำงานก็อาจจะเป็นเรื่อง Data ซะส่วนใหญ่ หลายๆ บริษัทมีปัญหาเรื่องการ Input ข้อมูลเดิมๆ ซ้ำกันหลายรอบ เช่น A จดลงกระดาษส่งให้ B – B เอามาใส่  excel ส่งให้ C – C อัพไฟล์ขึ้น Server..  ซึ่งข้อเสียคือ เสียเวลา และมีโอกาศเกิดความผิดพลาดสูง ระบบอัตโนมัติที่จะเข้ามาช่วยได้ อาจเป็นการพัฒนาโปรแกรมง่ายๆ ในการ Input ข้อมูล แล้วให้มันไปอยู่ที่ Destination ที่เราต้องการเลย  หรือเขียนระบบดึงรีพอร์ทอัตโนมัติ แทนที่จะต้องมานั่งดึงตัวเลขทำเอง

ตัวอย่างที่ยกขึ้นมาอาจไม่ใช่สูตรสำเร็จที่คุณจะเอาไปใช้ตามได้เลย แต่มันคือไอเดียให้คุณนำไปพัฒนาต่อเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงาน หรือชีวิตประจำวัน

Image: Designed by Freepik

แค่อัพโหลดรูปโปรไฟล์ ไฟล์เรซูเม่ และกดคลิกเดียวจริงๆ เราสัญญา
เพื่อนๆ วิศวกรกว่า 3,000 ท่าน สร้างโปรไฟล์แล้ว เริ่มเลย!