Project คือโครงการที่ถูกจำกัดด้วยช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น มีเวลาเริ่ม และเวลาจบที่ชัดเจน ยิ่งทำนานเกิดกำหนด ยิ่งหมายความว่าการบริหารโครงการไร้ประสิทธิภาพ.. ทักษะในการบริหารโครงการ หรือ Project Management จึงเป็นสิ่งสำคัญ

Project ไม่ใช่งาน Routine ที่ทำไปเรื่อยๆ เหมือนเดิมทุกๆ วัน แต่มันคือการมุ่งมั่นของคนทั้งทีม ที่จะไปถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดกันไว้ตั้งแต่แรก เพราะฉนัน ใน 1​ โปรเจกต์ อาจไม่ได้มีกลุ่มคนที่มีความสามารถเหมือนกันทุกคน อาจจะมีทั้ง วิศวกรไฟฟ้า วิศวกรโยธา สถาปนิก ฝ่ายการเงิน และอีกมากมาย แต่ไม่ว่าจะมีหน้าที่อะไร ความสามารถอะไร ทุกคนจะมีหนึ่งอย่างเหมือนกันคือ Final Goal

Project Management คือการบริหารโครงการ ทั้งเวลา ทั้งทรัพยากรที่มี ไม่ว่าจะเป็นเรื่องคน เรื่องค่าใช้จ่าย องค์ความรู้ของทีม เครื่องมือ ให้เป็นไปปย่างมีประสิทธิภาพ และเพื่อให้ Final Goal นั้นสำเร็จรุร่วงไปได้ด้วยดี การบริหารโครงการจึงต้องมี Project Manager ที่มีความสามารถด้าน Soft Skill และเชี่ยวชาญด้านการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ คอยดูแลเรื่องพวกนี้ทั้งหมด โดย Project Management จะประกอบไปด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

Project Management มี 5 ขั้นตอน

1. Initiating: ต้องรู้ก่อนว่าจะทำขึ้นมาเพื่ออะไร? แก้ปัญหา พัฒนาของเดิม หรือทำนวัตกรรมใหม่ๆ การวางแผน และ Scope ของโปรเจกต์ ซึ่งสำคัญที่สุด เพราะหากพลาดขั้นตอนนี้ ก็จะลากยาวไปจนถึงขั้นตอนสุดท้าย หรืออาจจะทำให้โปรเจกต์ค้างคา ไม่ไปถึงไหนเลยก็ได้ ซึ่ง Initiative ทั้งหมดนี้ควรจัดทำออกมาเป็น Document เรียกว่า Project Initiation Document ประกอบด้วย Proposal, Work Breakdown Structure (WBS), Review Current Operation, SWOT และอีกมากมาย (บทความหน้าจะมาลงรายละเอียด)

2. Planning: เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้คือเอาขั้นตอนที่ 1 มารีวิว แล้ววางแผนเรื่อง เวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากร ที่ต้องการในการดำเนินการโครงการนั้นๆ ซึ่งก็ต้องคิดเผื่อถึงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นด้วย

3. Execution: เริ่มโปรเจกต์ ซึ่งก็จะเกี่ยวข้องกับการทำในสิ่งที่วางแผนเอาไว้ การโยกย้ายทรัพยากรที่มีให้เหมาะสม และมีประสิทธิภาพ ทั้งคนและงบประมาณ

4. Monitoring and Controlling: วัดผลเป็นประจำว่าโปรเจกต์เป็นไปตามที่วางแผนหรือเปล่า เกิดปัญหาอะไรบ้าง และทรัพยากรที่มีเป็นอย่างไรบ้าง เป็นขั้นตอนที่เน้นด้านการวัดผล และควบคุมในด้านต่างๆ ไม่ให้หลุด Scope ของงาน

5. Closing: ไม่ใช่แค่ปิดโปรเจกต์และจบเลย ขั้นตอนนี้คือการรีวิวอีกครั้ง ว่าโปรเจกต์ที่ทำไปเป็นอย่างไรบ้าง เป็นไปตามที่แพลนไหม มีข้อผิดพลาดอะไร เรียนรู้อะไรบ้าง ซึ่งขั้นตอนนี้เรียกว่า Post Implementation Review เพื่อนำไปใช้พัฒนาในโปรเจกต์ต่อไป

อะไรบ้างที่ Project Manager ต้องควบคุม

1. Integration: การผสมผสานทุกอย่างเข้าด้วยกัน ทั้งข้อมูล คน ความรู้ของคนในทีม สิ่งแวดล้อม และอีกมากมาย
2. Scope: วางแผนไม่ให้งานหลุดกรอบในทุกๆ ด้าน
3. Time: ควบคุมให้อยู่ในเวลาที่กำหนด อาจต้องแบ่งออกมาเป็น Task ย่อยๆ แล้วคอย Monitor
4. Cost: ควบคุมราคาไม่ให้เกินงบประมาณที่วางแผนไว้
5. Quality: คุณภาพ และประสิทธิภาพของงานต้องออกมาดี
6. Procurement: จัดหาอุปกรณ์ เครื่องมี และสิ่งต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้เพื่อให้โครงการสำเร็จ
7. Human Resource: จัดหาคนในทุกๆ สายงาน ทุกความเชี่ยวชาญ ที่จำเป็นต่อการ Support โครงการ เพื่อให้โครงการดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
8. Communication: การสื่อสารกับคนในทีม คนนอกทีม หน่วยงานต่างๆ ต้องเคลีย และชัดเจน
9. Risk Management: บริหารความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น
10. Stakeholder Management: Stakeholder คือทุกคนที่มีส่วนร่วมกับโครงการนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของบริษัท ผู้ถือหุ้น ทีมงาน รวมถึงไป ชาวบ้าน หรือผู้ที่มีผลกระทบ ทั้งเชิงลบ และเชิงบวก จากโครงการ

ข้อมูลบางส่วน: pmi, wikipedia
เรียบเรียง: EngineerJob
ภาพประกอบ: Business photo created by mindandi – www.freepik.com